Unternehmensprofil: Hersteller für ergonomische und nachhaltige Büromöbel sowie Smart-Office-Lösungen
Ihre Rolle: Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in in der Abteilung Human Resources (HR)
Modul 1: Personalbedarfsermittlung & Wege der Beschaffung
Montagmorgen, 09:00 Uhr – Büro der Geschäftsführung
Herr Schröder (Geschäftsführer) blickt besorgt auf sein Tablet: "Frau Porbst, die Auftragslage für unsere neuen Smart-Office-Schreibtische ist exzellent. Aber unsere Personalstatistik bereitet mir schlaflose Nächte. In der Produktion gehen dieses Jahr drei erfahrene Monteure in Rente. Und jetzt hat mir Frau Pfeiffer aus Ihrem HR-Team mitgeteilt, dass sie in Mutterschutz und anschließende Elternzeit geht."
Frau Porbst (HR-Leitung) nickt: "Ja, der Fachkräftemangel trifft uns hart. Die klassischen Zeitungsannoncen bringen kaum noch Rücklauf. Wenn wir die Stelle 'Sachbearbeiter/-in HR (m/w/d)' nicht zügig besetzen, bleibt die ganze Recruiting-Arbeit für die Produktion liegen. Wir müssen neue Wege gehen: E-Recruiting, Social Media und vielleicht sogar Active Sourcing."
Arbeitsaufträge 1
- Definieren Sie anhand der Ausgangssituation, um welche Arten von Personalbedarf (z.B. Ersatzbedarf, Zusatzbedarf) es sich in der Produktion und im HR-Bereich handelt.
- Frau Porbst erwähnt "neue Wege". Erstellen Sie eine Mindmap oder Tabelle, in der Sie Instrumente der internen und externen Personalbeschaffung gegenüberstellen. Ergänzen Sie insbesondere moderne digitale Methoden (z.B. Online-Jobbörsen, Xing/LinkedIn, Karriereseite).
- Bewerten Sie: Welche Vor- und Nachteile hat die interne Stellenausschreibung gegenüber der externen Suche?
Modul 2: Die moderne Stellenausschreibung (E-Recruiting)
Die Geschäftsleitung hat entschieden, die Stelle im HR-Bereich extern auszuschreiben. Um die Zielgruppe (Digital Natives, junge Fachkräfte) besser zu erreichen, soll die Anzeige auf Online-Jobportalen (z.B. StepStone, Indeed) und Instagram geschaltet werden.
Stellenprofil: Sachbearbeiter/-in HR / Junior HR Manager (m/w/d)
Voraussetzungen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement). Sehr gute Kenntnisse in digitalen Office-Tools und idealerweise ersten Erfahrungen mit HR-Software (z.B. Personio, SAP SuccessFactors).
Aufgaben: Bewerbermanagement, digitale Personalaktenführung, Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Betreuung der Zeitwirtschaft.
Soft Skills: Kommunikationsstark, agiles Mindset, Teamplayer, Zuverlässigkeit.
Wir bieten: Home-Office Möglichkeit (2 Tage/Woche), JobRad, 30 Tage Urlaub, modernes Arbeitsumfeld.
Arbeitsaufträge 2
- Welche rechtlichen Vorgaben müssen Sie bei der Formulierung einer Stellenanzeige zwingend beachten (Tipp: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz - AGG)?
- Entwerfen Sie einen ansprechenden Text für die Online-Stellenanzeige der BüroConcept KG. Gliedern Sie sinnvoll (Wir über uns, Ihre Aufgaben, Ihr Profil, Wir bieten, Kontakt).
- Zusatzaufgabe (Digitalisierung): Die BüroConcept KG möchte ein Online-Bewerbungsformular auf der eigenen Website integrieren. Welche Daten und Dokumente sollten dort zwingend als Upload gefordert werden, um die "Informationsflut" übersichtlich zu halten?
Modul 3: Bewerberauswahl (Nutzwertanalyse)
Die Online-Kampagne war ein Erfolg. Nach einer Vorselektion durch Frau Porbst liegen Ihnen die digitalen Profile der drei vielversprechendsten Kandidaten vor. Sie sollen die Profile objektiv vergleichen.
Die digitalen Bewerberprofile (Auszüge)
Ausbildung: Kaufmann für Büromanagement (IHK Abschluss: Note 1,8)
Aktuelle Position: HR-Assistent bei TechSolutions GmbH (seit 3 Jahren)
Fokus: Komplettes Bewerbermanagement, Onboarding neuer Mitarbeiter.
Skills:
MS Office 365
Personio (Sehr gut)
Englisch (B2)
Agiles Projektmanagement
Anschreiben-Fazit: Sehr motiviert, möchte sich im Bereich digitales HR weiterentwickeln. Anschreiben fehlerfrei und sehr ansprechend formuliert.
Ausbildung: Industriekauffrau (IHK Abschluss: Note 2,4)
Aktuelle Position: Sachbearbeiterin Verwaltung & Personal bei Autohaus Krüger (seit 8 Jahren)
Fokus: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung.
Skills:
MS Excel (Experte)
DATEV Lohn & Gehalt
Ausbilderschein (AEVO)
Anschreiben-Fazit: Solide, klassische Bewerbung. Sucht nach langer Betriebszugehörigkeit eine neue Herausforderung. Wenig Erfahrung mit Cloud-HR-Systemen.
Ausbildung: Bürokaufmann (IHK Abschluss: Note 2,0)
Aktuelle Position: Personalsachbearbeiter bei Möbelhaus Hansen (seit 15 Jahren)
Fokus: Arbeitsrechtliche Fragestellungen, Betriebsrat-Korrespondenz, klassische Personalaktenpflege.
Skills:
Arbeitsrecht
SAP HR
Konfliktmanagement
Anschreiben-Fazit: Äußerst erfahrener Praktiker. Die Bewerbung ist formal perfekt, jedoch nicht digital eingereicht. Möchte seine enorme Erfahrung in ein neues Team einbringen.
Arbeitsaufträge 3
Um eine objektive Entscheidung zu treffen, nutzen Sie eine Bewertungsmatrix (Nutzwertanalyse). Die Summe der Gewichtungsfaktoren muss 10 ergeben. Bewerten Sie die Erfüllung der Kriterien mit Punkten von 0 (gar nicht erfüllt) bis 10 (voll erfüllt).
- Füllen Sie die untenstehende Tabelle für die drei Bewerber aus (Nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen basierend auf den Profilen und dem Stellenprofil aus Modul 2).
- Formulieren Sie auf Basis Ihres Ergebnisses eine begründete Empfehlung an Frau Porbst, welchen Kandidaten (oder welche zwei) Sie zum Vorstellungsgespräch einladen möchten.
| Kriterium |
Gewichtung (Summe=10) |
Punkte N. Bender |
Wert (P x G) |
Punkte S. Taff |
Wert (P x G) |
Punkte R. Klarmann |
Wert (P x G) |
| Berufsausbildung / Noten |
2 |
| | | | | |
| Berufserfahrung im HR |
3 |
| | | | | |
| Digitale HR-Skills / IT |
3 |
| | | | | |
| Passung zur Unternehmenskultur |
2 |
| | | | | |
| GESAMTWERT |
10 |
| | | | | |
Modul 4: Arbeitsrecht & Vertragserstellung
Vier Wochen später...
Das Assessment Center und die Vorstellungsgespräche sind gelaufen. Die Wahl ist auf Noah Bender gefallen! Er hat das Team im Probearbeiten durch seine schnelle Auffassungsgabe im Personio-System absolut überzeugt. Frau Porbst bittet Sie, den Arbeitsvertrag vorzubereiten.
"Bitte beachten Sie", sagt Frau Porbst, "dass seit 2022 das neue Nachweisgesetz (NachwG) gilt. Wir müssen ihm die wesentlichen Vertragsbedingungen zwingend schriftlich am ersten Arbeitstag aushändigen."
Arbeitsaufträge 4
- Informieren Sie sich über das Nachweisgesetz (NachwG) (Stand ab 01.08.2022). Nennen Sie mindestens 5 Punkte, die zwingend in die schriftliche Niederschrift des Arbeitsvertrages aufgenommen werden müssen.
- Herr Bender wird zunächst befristet eingestellt, da die wirtschaftliche Entwicklung im Online-Möbelhandel abgewartet werden soll. Informieren Sie sich im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfrG) über die sachgrundlose Befristung (§ 14 Abs. 2). Wie lange darf Herr Bender maximal ohne Sachgrund befristet eingestellt werden und wie oft darf der Vertrag in dieser Zeit verlängert werden?
- Erklären Sie den Begriff Günstigkeitsprinzip in Bezug auf Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Tarifvertrag. Ein Beispiel: Im Tarifvertrag stehen 30 Tage Urlaub, im Arbeitsvertrag 28 Tage. Was gilt für Herrn Bender?